ECM là gì?
“Quản lý nội dung doanh nghiệp” hay “ECM” là một cách tiếp cận toàn diện để quản lý thông tin nhằm thực hiện chia sẻ, sử dụng và quản lý tất cả thông tin giữa các phòng ban trong tổ chức. Các giải pháp ECM cung cấp các chiến lược, phương pháp, công nghệ và công cụ để lưu trữ, quản lý và chia sẻ tập trung tất cả nội dung (tài liệu giấy, tài liệu kỹ thuật số, tệp hình ảnh và âm thanh, v.v.) trong một tổ chức.
Hơn nữa, ECM nhận ra sự tích hợp và quản lý hiệu quả cả thông tin phi cấu trúc (ví dụ: tài liệu giấy) và thông tin có cấu trúc (ví dụ dữ liệu trong hệ thống cốt lõi như ERP) trong một tổ chức. Một công ty hoặc tổ chức có thể mong đợi các kết quả hiệu quả như giảm chi phí, cải thiện hiệu quả công việc và tăng cường bảo mật bằng cách triển khai ECM. KYOCERA cung cấp các giải pháp khác nhau của ECM trên khắp các khu vực của nó.
* Tính khả dụng và cách đặt tên dịch vụ của các giải pháp ECM khác nhau giữa các khu vực.
Giá trị kinh doanh của ECM
Nhiều tổ chức phải đối mặt với những thách thức đáng kể khi lưu trữ, quản lý và truy cập thông tin và nội dung của công ty. ECM có thể giải quyết những thách thức này.
Ví dụ 1.
Thử thách :
Một số tài liệu giấy bao gồm hỗn hợp các loại tài liệu khác nhau làm chậm hiệu quả công việc.
Giải pháp :
Các tài liệu kỹ thuật số được quản lý tập trung để những thông tin liên quan có thể dễ dàng được truy xuất theo yêu cầu của những người cần nó.</3>
Ví dụ 2.
Thử thách :
Mất tài liệu giấy dẫn đến thông tin bị thiếu và không xử lý được dữ liệu.
Giải pháp :
Số hóa ngăn ngừa các tài liệu giấy bị mất và chức năng cảnh báo làm giảm tần suất các lỗi trong quá trình xử lý và xử lý tài liệu.
Ví dụ 3.
Thử thách :
Việc trao đổi tài liệu thực tế đi kèm với quá trình lưu hành và phê duyệt được thực hiện phức tạp.
Giải pháp :
Việc xác định trước một quy trình làm việc phù hợp nhất với quy trình phê duyệt của mỗi công ty sẽ loại trừ việc trao đổi tài liệu phức tạp, do đó đạt được các hoạt động lưu thông và phê duyệt tài liệu nhanh chóng hơn.
Ví dụ 4.
Thử thách :
Quan tâm đến bảo mật và bảo vệ dữ liệu.
Giải pháp :
Cải thiện bảo mật bằng cách sử dụng ECM để đặt quyền truy cập cho các nhân viên cụ thể cũng như ghi lại nhật ký về những người đã truy cập thông tin và khi nào.
ECM tích hợp hoàn toàn với các hệ thống kinh doanh cốt lõi hiện có để quản lý luồng tài liệu và thông tin được sử dụng, đảm bảo giải quyết các thách thức cụ thể cho ngành và bộ phận.
Ví dụ về các giải pháp trong ngành
Tài chính
Cải thiện tốc độ của các quy trình thủ công khác nhau trong ngành tài chính phụ thuộc vào các tài liệu giấy, từ hệ thống thành phần khoản vay đến xử lý thanh toán, bằng số hóa và tự động hóa.
Chăm sóc sức khỏe
Tích hợp hoàn toàn với hệ thống thông tin y tế, thực hiện chia sẻ thông tin nhanh chóng và đáng tin cậy như hồ sơ bệnh án điện tử giữa các nhân viên y tế mà không gặp vấn đề gì.
Chính quyền
Các dịch vụ quản trị được cải thiện và quy trình làm việc ít lãng phí hơn có thể đạt được nhờ số hóa các tài liệu giấy khác nhau được các tổ chức chính phủ sử dụng và tích hợp điều này với ứng dụng cốt lõi được mọi bộ phận và tổ chức sử dụng.
Ví dụ về các giải pháp của bộ phận
Bán hàng
Thúc đẩy hiệu quả của hoạt động bán hàng bằng cách lưu trữ kỹ thuật số thông tin khách hàng, đề xuất, hợp đồng, v.v. ở trạng thái hoàn chỉnh và mới nhất và chia sẻ nó giữa các nhân viên được chỉ định.
Mua sắm
Tăng hiệu quả của hoạt động mua sắm bằng cách tự động lưu trữ và quản lý các dữ liệu khác nhau liên quan đến mua hàng, chẳng hạn như thông tin giá cả và hợp đồng cuối cùng ngoài các chi tiết mới nhất của từng nhà cung cấp, trong các tệp riêng lẻ cho mỗi nhà cung cấp.
Nguồn nhân lực
Cải thiện tốc độ xử lý bằng cách đơn giản hóa việc quản lý thông tin nhân viên. Các tài liệu có thể được tìm thấy dễ dàng và truy xuất trong vài phút bởi nhân viên nhân sự đã được cấp quyền truy cập.
Quản lí hợp đồng
Cùng với việc số hóa các tài liệu hợp đồng và kiểm soát truy cập được quản lý, việc quản lý hợp đồng có thể được cải thiện hơn nữa bằng cách triển khai quản lý hợp đồng được tối ưu hóa để ngăn chặn các hợp đồng hết hạn thông qua việc sử dụng chức năng cảnh báo.
Giải pháp dễ thực hiện, thân thiện với người dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ để chuyển từ quản lý tài liệu dựa trên giấy sang kỹ thuật số
Bạn đang tìm cách để giảm bớt công việc giấy tờ của mình trong văn phòng? Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm các công cụ số hóa có thể dễ dàng thực hiện, Trình quản lý thông tin thông minh KYOCERA là một giải pháp tối ưu. Nó tích hợp các nguồn thông tin đa dạng như tài liệu giấy, nội dung điện tử và hình ảnh được quét vào quy trình công việc tự động như tác vụ xử lý và phê duyệt hóa đơn. Mang đến sự dễ sử dụng với thiết kế giao diện người dùng đơn giản, Trình quản lý thông tin thông minh KYOCERA góp phần số hóa nơi làm việc và nâng cao năng suất kinh doanh.
Những thách thức và giải pháp kinh doanh
